Czas jest jednym z najbardziej pożądanych aktywów bez względu na branżę, w której działasz. Wirtualna Asystentka jest w stanie ustalić odpowiednie priorytety dla Twoich połączeń telefonicznych, dzięki czemu będziesz mógł w pełni wykorzystać swój czas. (więcej…)

Czas wakacji może być wyjątkowo pracowitym okresem dla prowadzących firmy: podróżowanie, urlop, zakup prezentów, czy po prostu snucie planów na następny rok, a wszystko to odbywa się w normalnym czasie pracy Twojej firmy! Co w takiej sytuacji może zrobić Wirtualna Asystentka, oprócz odbierania Twoich telefonów i przyjmowania wiadomości od rozmówców? W czym może pomóc? (więcej…)

Telefoniczna obsługa klienta

W rozmowie z klientem ważne jest każde słowo. Kiedy zdarzy Ci się użyć wobec rozmówcy trybu rozkazującego, to choćbyś powiedział to zdanie w sposób najmilszy i najcieplejszy, klient i tak może cię źle zrozumieć i pomyśleć, że traktujesz go z góry. Jaki jest zatem najlepszy sposób poprowadzenia rozmowy telefonicznej, aby klient poczuł, że jest dla nas ważny? Rozwiązanie jest bardzo proste! Zamiast oczekiwać od rozmówcy określenia sprawy, z którą dzwoni, lepiej delikatnie zapytaj go o to, czego potrzebuje.
(więcej…)

Miłość, to potężny motywator. Starasz się być lojalnym wobec tych, których kochasz i udzielasz im kredytu zaufania nawet wtedy, kiedy zdarzy im się popełnić błąd. Ten mechanizm działa również w relacjach z klientami, kiedy potrafisz zrozumieć się z nimi także na poziomie emocjonalnym. Tak jak w przypadku każdej zdrowej długoterminowej relacji, także w biznesie miłość i zaufanie są podstawą jego prawidłowego funkcjonowania.

(więcej…)

Dlaczego my?

Autor Biuro Progress w Prowadzenie firmy - (Komentowanie nie jest możliwe)

Zrób dobre pierwsze wrażenie

Połączenie telefoniczne jest bardzo często pierwszą interakcją potencjalnych klientów z Twoją firmą. Dlaczego nie postawić na totalne olśnienie? Wirtualna recepcjonistka zadba o to, by każdy telefon został odebrany i poprowadzi rozmowę tak, aby zbudować pozytywną opinię na temat Twojego biznesu. (więcej…)

Każdy przedsiębiorca już na samym początku swojej drogi staje przed decyzją wyboru właściwej lokalizacji swojej firmy. Jest to decyzja niezwykle ważna. W zależności od rodzaju prowadzonego biznesu, ale także i posiadanych środków, przed nami staną dwie możliwości do wyboru: wynajęcie biura lub praca we własnym mieszkaniu. (więcej…)

Fakt nawiązywania coraz większej liczby wirtualnych kontaktów (towarzyskich i służbowych), nie oznacza, że powinny być one pozbawione cech charakterystycznych dla bezpośredniej komunikacji – funkcje fatyczne (utrzymujące rozmówcę w przekonaniu, że go słuchamy), empatia i aktywne zorientowanie na partnera dialogu, są równie ważne co merytoryka naszej wypowiedzi oraz profesjonalna pomoc. W rozmowie telefonicznej trudniej zadbać o te wszystkie elementy. Język ciała musi być zastąpiony przez odpowiedni ton głosu, również po sposobie mówienia musimy zrozumieć, z jakim klientem mamy do czynienia i dostosować się do jego potrzeb. Jeśli chcemy być profesjonalni – powinniśmy stać się na chwilę laikami. Wczujmy się w osobę dzwoniącą do naszej firmy, zobaczmy nasz biznes z jej perspektywy. Wtedy zrozumiemy czego od nas oczekuje, co jest dla niej najważniejsze i jak sprawić, by czuła się odpowiednio potraktowana. Kto przede wszystkim jest w stanie o to zadbać? Swoista strażniczka firmowego ogniska – recepcjonistka/sekretarka/asystentka.

Nowy potencjalny klient jest jeszcze czystą tablicą. Od tego, jak przebiegnie pierwsza rozmowa telefoniczna z naszą firmą, zależy wrażenie, które trwale odmaluje się na tej pustej na razie powierzchni. Wczujmy się w sytuację takiego rozmówcy – inicjującego połączenie telefoniczne i dzięki recepcjonistce – w krótkim czasie skierowanego do właściwego pracownika firmy. Czyż nie czuje się on jak VIP? Aby skierować dzwoniącego do odpowiedniej osoby, niezbędna jest rotacja połączeń. Pozwala ona recepcjonistce, sprawdzać linie poszczególnych członków załogi, jedną po drugiej, aż trafi na dostępnego pracownika i jemu będzie mogła przekazać oczekującego klienta. Taka rotacja połączeń może być błogosławieństwem, ale i przekleństwem – zależy jak się jej użyje.

Obsługa telefoniczna firmy

Oto sposoby na sprawienie, by ułatwiła życie na obu końcach lini telefonicznej:

Poczuj się jak klient. Spójrz na swoją firmę z perspektywy dzwoniącego po raz pierwszy (taka osoba nie zna jeszcze stosowanych u nas praktyk, nie wie, o kogo poprosić i który dział na pewno jest tym docelowym) i zastanów się: Po ilu sygnałach asystentka odbiera telefon? Jak często linia jest zajęta? Za którym przekierowaniem dzwoniący trafia do właściwego pracownika? Jak długo musi czekać na linii zanim zostanie połączony? Co słyszy podczas zawieszenia połączenia? Jeśli częściej ma do czynienia z muzyką „grania na czekanie” niż rozmową to pierwsze wrażenie odmaluje się w ciemnych barwach.

Krótko i na temat. Dzięki redukcji listy numerów, na które można przekierowywać połączenia, skracamy czas oczekiwania klienta. Wybierzmy kilku pracowników, określmy zakres spraw jakimi się zajmują, a dzwoniący po chwili będzie mógł zostać skierowany do właściwej osoby, która rozwiąże sprawę, z jaką się do nas zgłosił. Jeśliby kilkukrotnie go przełączano a żadna z osób nie znałaby tematu i przekierowywała dalej i dalej, nasz rozmówca mógłby poczuć, że jego biznes jest nieistotny. A przecież miał być VIPem. Tu jest miejsce na profesjonalizm, umiejętności społeczne i urok recepcjonistki – musi ona dobrze zrozumieć sprawę, wiedzieć, który pracownik będzie dla niej adekwatny, a w razie nieobecności tejże osoby – powrócić do dzwoniącego i poprosić o zostawienie wiadomości, ale zrobić to tak, żeby ani dzwoniący nie poczuł się zlekceważony ani firma, do której dzwoni nie wyszła na nieprofesjonalną.

Sięgaj po optymalne rozwiązania technologiczne. Dzięki np. Systemowi VoIP recepcjonistka może trzymać rozmówcę na lini, w tym samym czasie dzwoniąc po pracownikach firmy i szukając właściwego. Jeśli w tym samym czasie zadzwoni inny numer, ukaże się on asystentce, która może zawiesić rozmowę i odebrać drugi telefon.

Aktualizuj recepcjonistkę. Szef jest na urlopie? Informatyk ma chore dziecko i nie będzie go w pracy przez tydzień? Konferencja się przedłuża? Przekaż to swojej asystentce. Niech wie, kto w jakie dni jest dostępny. Nie dość, że ułatwi jej to pracę, to skróci czas oczekiwania klienta na linii, odejmie niepotrzebne przekierowania do osób, których i tak nie ma w biurze, a Twojej firmie doda profesjonalizmu. Recepcjonistka jest wizytówką biznesową, musi nie tylko dobrze wyglądać (a w tym przypadku kulturalnie i uroczo się komunikować), ale i posiadać wszystkie potrzebne informacje.

Wirtualna recepcja

Jak każda recepcjonistka, także ta wirtualna recepcjonistka powinna rozwiązywać różnego rodzaju problemy: opanować rotację połączeń; zapamiętywać ważne informacje, które przekazane już na wstępie mogą rozwiać wątpliwości klienta; aktualizować dyspozycje poszczególnych działów firmy oraz wykazać się umiejętnościami interpersonalnymi (one potrafią zdziałać niekiedy więcej niż nam się wydaje, zwłaszcza w sytuacjach konfliktowych). Bez względu na to, czy masz dużą firmę i kilka działów czy jesteś free lancerem, recepcjonistka nie tylko sprawi, że Twój biznes zaprezentuje się jako najlepszy. Również dzwoniący jak na prawdziwego VIPa przystało, poczuje się najważniejszym klientem. Bo o to chodzi w malowaniu pierwszego, drugiego i każdego kolejnego wrażenia – o budowanie pozytywnych wzajemnych relacji po obu stronach telefonicznej linii.

Szukasz pracy miesiącami i wciąż nie możesz znaleźć wymarzonego wakatu. Może zatem warto zacząć wszystko od początku? Może gdzieś popełniłeś błąd, który dyskwalifikuje Cię z tego, by wreszcie stać się posiadaczem pracy o której myślisz od dawna? (więcej…)

Praca dla najlepszych albo dla tych, którzy z głową wybrali kierunek swoich studiów. Ta dewiza przyświeca w ostatnim czasie cały rynek pracy i tożsame z nim finanse oraz gospodarkę. (więcej…)

Nawet najlepsza praca, która sprawia nam wiele radości i rozwija nasze zainteresowania może niekiedy stać się dla nas przykrym obowiązkiem, jeśli nie zadbamy o odpowiednie wynagrodzenie ze strony pracodawcy. (więcej…)